15 Juin 2016

Elaboration et suivi des plannings - M-7

A. Objet

La planification d'un projet est un outil incontournable pour le management de projet.

Elle permet de :

  • définir les travaux à réaliser,
  • fixer des objectifs calendaires,
  • coordonner les actions,
  • maîtriser les moyens,
  • diminuer les risques,
  • suivre les actions en cours,
  • rendre compte de l'état d'avancement du projet.

 

La planification est un outil de prise de décisions pour le chef de projet mais aussi de communication entre les différents acteurs d'un projet.

Le suivi de projet doit permettre d'effectuer un comparatif entre le prévu et le réel.

La réussite d'un bon suivi de projet tient en la disponibilité d'informations fiables, au niveau du chef de projet, sur :

  • les charges consommées, les reports d'échéance et donc l’estimation des coûts induits,
  • l'estimation du reste à faire en charge et les travaux complémentaires à prévoir ;
  • les difficultés rencontrées.

 

B.  Principes d’élaboration

La planification du projet est initialisée au début d'un projet et mise à jour pendant toute sa durée de vie. Un même projet peut faire l'objet de plusieurs plannings : un planning global et un ou des planning(s) détaillé(s). L'ensemble de ces plannings permet de gérer les principales tâches et jalons du projet.

La réalisation d'un planning nécessite la mise en œuvre de techniques de planification :

  • les tâches doivent être identifiées,
  • les tâches doivent être quantifiées en termes de délais, de charges ou de ressources,
  • la logique de l'ensemble des tâches doit être analysée.

 

Ces éléments sont issus de l'analyse du projet, qui se situe en amont de la planification.

Afin de mener à bien la réalisation de cet outil, il faut donc procéder comme suit.

1  - Déterminer et structurer la liste des tâches à réaliser pour mener à bien le projet

Cette identification peut se faire par des techniques comme le « brainstorming » ou les groupes de travail. La liste obtenue doit être ensuite structurée : on tente de regrouper les tâches, de les hiérarchiser par lots de travail.

2 -  Estimer les durées et les ressources

Il faut ensuite remplir un tableau présentant, pour chaque tâche, la durée de celle-ci et les ressources affectées.

L'unité de temps choisie pour exprimer la durée est fonction du type de projet considéré. Quant aux ressources, elles peuvent être humaines ou matérielles.

Il est important d'avoir à l'esprit que la planification d'un projet s'effectue à partir de la date connue ou estimée de début du projet. L'estimation de la durée des tâches permet ensuite de calculer la durée totale du projet et de parvenir à une date de fin de projet parfois bien différente de celle voulue. Dans ce cas, le responsable de la planification doit estimer à nouveau les données concernant le projet de façon à fixer une date de fin de projet la plus conforme aux impératifs.

3 - Réaliser le réseau logique

Le réseau doit reprendre les hypothèses de priorités des tâches. Il se présente souvent sous la forme de tâches reliées entre elles par des liens logiques. Pour chaque tâche, il est primordial de trouver les relations d'antécédence et de succession. Une fois le réseau tracé, on retrouvera la chronologie du projet.

Le diagramme de GANTT est un outil permettant de représenter le planning d’un projet et de rendre plus simple le suivi de son avancement.

Il présente le planning sous la forme d’une liste de tâches en colonne avec en abscisse l'échelle de temps retenue. Il permet de visualiser facilement le déroulement temporel du projet, ainsi que de prévoir suffisamment à l'avance les activités à dérouler. On pourra aussi gérer plus facilement les conflits de ressources et les éventuels retards en visualisant l'impact de ceux-ci sur le déroulement du projet.

En outre, le diagramme de GANTT est un bon outil de communication avec les différents acteurs du projet.

Différents outils sont utilisables pour la réalisation des plannings : Excel et surtout des outils plus spécialisés comme MS Project, GantProject, …

C.  Contenu type du planning d’un projet

Le contenu type attendu de l’activité de  suivi du planning d’un projet consiste en un rapport d’avancement sur les délais, conformément au document « RNC-ECCS-M-60 intitulé « Maîtrise des coûts et des délais »

L’annexe P de ce standard précise que l’objectif du rapport d’avancement sur les délais est de fournir au client une compréhension claire de l’état, de l’avancement et des tendances du planning.

Le rapport d’avancement sur les délais doit fournir les informations suivantes :

  • planning de référence et points clés associés ;
  • planning de travail actuel ;
  • analyse de tendance de jalon pour les points clés ;
  • clarification et justification des écarts par rapport au planning de référence ;
  • proposition d’actions correctives ;
  • évaluation de la validité des séquences, relations et contraintes définies pour les activités planifiées ;
  • état des articles livrables.

 

Activités / documentation