16 Janvier 2012

Gestion des Actions - M-12

Décrire le principe de collecte et de suivi des actions du projet

A. Objet

Le déroulement d'un projet est le fruit d'une multitude d'actions qu'il convient d'identifier et de coordonner afin d'en garantir l'aboutissement.

La cohérence et l'efficacité au sein de l'équipe projet nécessite que les actions soient attribuées en fonction des compétences de chacun et que les responsabilités en soient clairement déterminées.

Chaque acteur, quel que soit son niveau d'implication, doit connaître les actions et les responsabilités qui lui incombent.

Par ailleurs le Chef de Projet doit pouvoir, à tout moment, vérifier le bon avancement à son niveau et aux niveaux inférieurs.

La gestion des actions est la méthodologie qui garantit ces objectifs.

B. Principes

L'objet même de la gestion des actions requiert qu'elle soit mise en ouvre le plus tôt possible.

Elle relève de la responsabilité du Chef de Projet.

Sa méthodologie définit :

  • le domaine d'application de la gestion des actions,
  • les modalités d'attribution d'une action,
  • l'outil d'enregistrement et le mode de diffusion d'une action,
  • les modalités de mise à jour et de clôture.

 

1. Domaine d'application

La théorie voudrait que toutes les actions soient effectivement gérées. En pratique, les actions à mettre en ouvre pour la réalisation d'un projet sont beaucoup trop nombreuses pour faire systématiquement l'objet d'une gestion formelle. Leur multitude impose de circonscrire le domaine d'application de la gestion des actions.

Généralement la gestion des actions concerne :

  • les actions issues des revues,
  • les actions issues du Comité Directeur (CD),
  • les actions issues des réunions d'interfaces avec le niveau supérieur,
  • les actions critiques décidées lors des réunions d'avancement du projet.

 

Si l'équipe projet est restreinte, en particulier quand elle ne comprend pas de Gestionnaire de Produit, il est souhaitable de ne gérer que les actions les plus critiques et de les traiter au sein des réunions d'avancement. Un compte-rendu sera réalisé lors de chaque réunion mentionnant les actions décidées, le responsable d'actions et le délai de réalisation. Lors des réunions suivantes, les actions précédentes seront revues.

L'état d'avancement des actions suite à revues ou Comité Directeur (CD) sera présenté lors des revues ou CD suivants.

Si l'équipe possède un Gestionnaire de Produit, la liste des actions gérées pourra être étendue et faire l'objet d'un traitement plus complexe (relances individuelles des responsables d'action, ...).

2. Attribution d'une action

La responsabilité de mise en ouvre d'une action doit être clairement identifiée.

L'attribution des responsabilités incombe au Chef de Projet : pour chaque action décidée, il désignera un responsable d'action ou un responsable de suivi lorsque l'action relève d'un organisme externe.

3. Enregistrement et diffusion

Pour assurer la traçabilité et la visibilité sur l'ensemble des actions menées et leur état d'avancement, la gestion des actions doit prévoir un processus d'enregistrement des actions et de leurs caractéristiques.

En général, une liste des actions est établie sous la forme d'un tableau de synthèse, manuel ou informatique. Ce tableau rassemble l'ensemble des informations nécessaires au suivi, à la réalisation et à la clôture de chaque action (voir fiche Synthèse des actions FM-8).

4. Mise à jour

La liste des actions est actualisée par le Chef de Projet (ou le Gestionnaire de Produit s'il existe) avant chaque réunion d'avancement. Il fait alors le point sur chacune des actions en cours : il répertorie les actions closes et prépare la liste des actions ouvertes pour vérifier leur état d'avancement en séance.

5. Clôture d'une action

Dès qu'une action est exécutée, le responsable transmet les justificatifs au Chef de Projet (ou au Gestionnaire de Produit s'il existe) ; celui-ci autorise la clôture au vu de ces éléments.

Champs de la fiche synthèse des actions

N° de l'action : N° chronologique.

Libellé de l'action : but de l'action.

Date : date de la réunion à laquelle l'action a été décidée.

Type : type de réunion dans laquelle l'action a été décidée :

  • Comité Directeur : CD
  • Revue : R
  • Réunion d'interface avec le niveau supérieur : I/F
  • Réunion d'avancement formelle : AV

 

Réf. CR : référence du compte-rendu de la réunion au cours de laquelle l'action a été décidée.

Responsable : nom ou organisme désigné pour exécuter / suivre l'action.

Date due : date prévue de clôture.

État : ouverte / close / annulée.

Date de clôture : date à laquelle la clôture de l'action a été effective.

Réf. clôture : référence du document justifiant la clôture.

Responsable de clôture : autorité de clôture.

Remarques : compléments d'information.

Formulaires

Activités / documentation