16 Janvier 2012

Organisation et conduite d'une Revue - M-13

Définir le mandat et les modalités d'organisation d'une revue

A. Objet

Ce document rappelle brièvement les principes décrits dans le document du RNC « RNC-ECSS-M-ST-10-01 Organization and conduct of reviews ». Il fournit également le plan type d'une note d'organisation (cf. § C) et d'un compte-rendu de groupe de revue (cf. § D)

B. Rappel du processus de revue

1.1 Organisation d'une revue

1.1.1 Calendrier

Généralement dicté par les contraintes de développement du client-satellite, le calendrier des revues est fixé par le client, en concertation avec le(s) laboratoire(s).

Il figure dans le Plan de Développement du Projet (cf. M-4).

1.1.2 Les acteurs

1.1.2.1 Le Groupe Projet

Chargé de la conception et du développement du produit soumis à revue, le groupe projet prépare le dossier de revue, le présente au groupe de revue, répond aux questions et met en ouvre les décisions du comité directeur.

1.1.2.2 Le Groupe de Revue

Entité consultative et indépendante du projet, il est chargé d'apporter son expertise à travers l'étude du dossier de revue et d'effectuer des recommandations soumises au comité directeur.

Il est généralement composé des membres suivants :

  • un président : il est familier de la discipline traitée, doué des qualités nécessaires à l'animation efficace du groupe de revue et libre de tout autre engagement au sein du projet ;
  • un scientifique : compétent dans la discipline concernée, il est issu d'un laboratoire scientifique mais n'est pas directement impliqué dans le développement du projet ;
  • un ingénieur Assurance Produit du client ;
  • un représentant de la Direction des Programmes du client ;
  • un représentant du client-satellite ;
  • des experts techniques : ils sont choisis en fonction des spécificités du projet et non impliqués dans le développement du projet.

 

Pour garantir un suivi efficace, il est souhaitable d'assurer la pérennité du groupe de revue tout au long du déroulement du projet.

1.1.2.3 Le Comité Directeur

Entité décisionnelle, il étudie les recommandations du groupe de revue et émet des décisions concernant la suite du déroulement du projet.

Dans sa version la plus restreinte il comprend au moins :

  • un représentant de la direction du client ;
  • le(s) directeur(s) du(des) laboratoire(s) impliqué(s) ;
  • le président du groupe de revue ;
  • le "thématicien" client ;
  • le PI ;
  • le Chef de Projet client.

 

1.2 Déroulement d'une revue

1.2.1 Constitution du groupe de revue

Le directeur du client concerné désigne le président du groupe de revue. En collaboration avec le chef de projet client, celui-ci constitue le groupe de revue. Il valide et signe la note d'organisation rédigée par le chef de projet dans laquelle sont définis les objectifs de la revue. Pour les revues CNES, la note d'organisation est approuvée par le bureau des revues.

1.2.2 Envoi des documents soumis à revue au groupe de revue

Il est souhaitable que les membres du groupe de revue puissent étudier la documentation soumise à revue une quinzaine de jours avant la séance de présentation.

1.2.3 Présentation du projet au Groupe de Revue

Les équipes projet client et laboratoires présentent lors d'une réunion spécifique et conformément aux objectifs définis dans la note d'organisation, l'état effectif d'avancement du projet.

Elles doivent s'attacher à exposer précisément les points critiques et les solutions proposées.

1.2.4 Rédaction des questions par le Groupe de Revue

Suite à l'étude de la documentation et à la présentation, les membres du groupe de revue identifient les problèmes potentiels au travers des Fiche d'Étude des Problèmes Soulevés (FEPS) (cf. formulaire FM-9). Transmises ensuite au groupe projet, les FEPS doivent être de vraies questions sur les dysfonctionnements appréhendés et non des compléments d'information sur un bon fonctionnement avéré.

Dans l'élaboration de ces questions, le groupe de revue veillera à prendre en compte le Retour d'EXpérience (REX).

1.2.5 Envoi des questions au groupe projet

Le président du groupe de revue, qui centralise les FEPS, s'attache à en limiter le nombre en focalisant sur les risques potentiels et en éliminant les doublons afin de faciliter le travail du groupe projet ; il procède également à un regroupement des FEPS par thème et les transmet au projet.

1.2.6 Réponses du groupe projet - Traitement des FEPS

Après analyse des FEPS, le groupe projet répond au Groupe de revue lors d'une réunion pendant laquelle les problèmes soulevés sont débattus.

Pour chacune des FEPS, selon la nature de la réponse apportée, plusieurs cas se présentent :

  • le groupe projet apporte une réponse immédiate et satisfaisante au problème soulevé : la FEPS est close ;
  • le problème ne peut être résolu immédiatement mais le groupe projet peut le traiter : il ouvre alors une action ;
  • le groupe projet ne peut traiter le problème soulevé ou n'a pas autorité pour le faire : des recommandations sont proposées au comité directeur.

 

1.2.7 Rédaction du compte-rendu de la revue

A l'issue du traitement des FEPS, le président du groupe de revue rédige un compte-rendu : il y dresse le bilan de la revue en reprenant chacun des objectifs qui lui ont été assignés et énonce les recommandations soumises au comité directeur. Il joint les FEPS en annexe.

Ainsi élaboré, le compte-rendu de la revue constitue la base de travail du comité directeur.

1.2.8 Tenue du comité directeur

Le président du groupe de revue présente aux membres du comité directeur le bilan de la revue et, en particulier, les recommandations émises. Le comité directeur décide d'accepter ou non les recommandations ; dans l'affirmative, il les transforme en décisions et précise leurs modalités d'application.

1.2.9 Rédaction du compte-rendu du comité directeur

Acceptation ou refus, modalités d'application des recommandations acceptées, chacune des décisions prises est énoncée et justifiée dans le compte-rendu du comité directeur.

Préparé par le chef de projet, ce document est approuvé par le président du comité directeur.

1.3 Documentation liée à la Revue

  • Documentation soumise à revue

Il ne s'agit en aucun cas d'une documentation spécifique à la revue. Elle est constituée uniquement des documents élaborés pour l'avancement du projet durant la phase concernée.

La liste des documents soumis à revue est donnée dans la note d'organisation de la revue. Une liste de documents de référence nécessaire à la compréhension du projet peut être également précisée.

  • Note d'organisation d'une revue

Voir § C du présent document.

  • Dossier de Revue

Il est constitué de la documentation soumise à revue, de la note d'organisation et des transparents de présentation élaborés par les équipes projet CNES et laboratoires, pour l'exposé au Groupe de Revue.

  • Liste des FEPS

Elles seront assorties des actions et/ou des recommandations correspondantes. Les FEPS devront être rédigées selon le modèle FM-9.

  • Compte-rendu de la Revue

Le plan type du compte rendu est décrit au § D du présent document.

Les recommandations doivent être rédigées suivant le formulaire FM-10.

  • Compte-rendu du comité directeur

Le compte rendu du comité directeur reprend les recommandations émises par le groupe de revue en précisant pour chacune d'entre elles si elles sont acceptées ou non ou les reformulent si nécessaire. Une fois acceptées les recommandations sont appelés décisions. De même, les actions encore ouvertes sont balayées et devront être prises en compte par le groupe projet.

C. Contenu type d'une note d'organisation de revue

1. Désignation de la revue

Ce chapitre désigne la revue objet de la note d'organisation. Il précise comment se situe la revue dans le cadre du développement global, rappelle les revues de niveau supérieur ou inférieur déjà tenues et si nécessaire leurs principales conclusions.

2. Objectifs de la revue

Ce chapitre précise le périmètre couvert et les objectifs généraux et spécifiques de la revue.

3. Organisation de la revue

3.1 Composition du groupe de revue

On listera ici les membres du groupe de revue

3.2 Composition du comité directeur

On listera ici les membres du comité directeur.

3.3 Calendrier des évènements

Il indique la date des principales étapes du déroulement de la revue :

  • envoi des documents soumis à revue au groupe de revue,
  • réunion de présentation du projet au groupe de revue,
  • envoi des questions au groupe projet,
  • réunion de questions/réponses du groupe projet /Traitement des FEPS,
  • tenue du comité directeur (date prévisionnelle).

 

3.4 Accès à la documentation

On précisera ici la forme et les modalités sous lesquelles la documentation sera accessible au groupe de revue : CDROM, papier, serveur sur le réseau, etc. Les règles de confidentialité éventuelles seront précisées ici.

3.5 Secrétariat de la revue

On précisera le nom de la personne en charge d'assurer le secrétariat de la revue, typiquement : fourniture de la documentation, centralisation des présentations, configuration et gestion de l'outil pour les FEPS, diffusion des informations utiles, édition des FEPS pour la réunion de confrontation Questions/Réponses, ...

3.6 Traitement des FEPS

On précisera les modalités de traitement des FEPS en fonction de l'outil utilisé. On précisera les catégories des FEPS (ex : MANagement (MAN), Assurance Produit (AP), Architecture Mécanique et Thermique (AMT), etc. On précisera également le système de numérotation à utiliser par les auteurs ainsi que le classement Majeur/Mineur si nécessaire.

3.7 Composition de la documentation

On précisera la liste de la documentation soumise à revue ainsi que la liste des documents de référence utiles aux membres du groupe de revue. Ces listes seront classées par thème de manière à faciliter le partage du travail d'analyse par les différents experts du groupe de revue.

3.8 Agenda de(s) la journée(s) de présentations

Au minimum, les points suivants seront abordés :

  • Présentation du groupe de revue et de son mandat par le président du groupe de revue ;
  • présentation générale du projet par les équipes CNES et laboratoires ;
  • état des recommandations de la revue précédente ;
  • présentation du produit par les responsables scientifiques et techniques (objectifs scientifiques, spécifications techniques, définition, assurance produit, ... selon la phase concernée) ;
  • bilan des points critiques.

 

3.9 Renseignements logistiques

Ce chapitre fournit toutes les informations logistiques nécessaires aux participants :

  • adresse et plan d'accès,
  • acheminement et horaires possibles,
  • heures, lieux des repas,
  • hôtels possibles,
  • contact sur place.

 

D. Contenu type d'un compte-rendu de groupe de revue

1. Objet du document

Ce chapitre rappelle l'objet du document en précisant la revue concernée.

1.1 Documents applicables et de référence

2. Organisation et déroulement de la revue

2.1 Objectifs de la revue

Ce paragraphe rappelle les objectifs identifiés dans la note d'organisation.

2.2 Déroulement de la revue

Ce paragraphe rappelle les principaux évènements de la revue (date de la réunion de présentation, de la séance de questions/réponses, ...)

2.3 Composition du Groupe de revue

Ce paragraphe rappelle la composition du groupe de revue

3. Evaluation des objectifs de la revue

3.1 C.1 Evaluation globale

Ce paragraphe donne une évaluation globale de la tenue des objectifs de la revue

3.2 C.2 Objectif 1

Ce paragraphe donne une évaluation de la tenue du premier objectif de la revue.

3.3 C.n Objectif n

Ce paragraphe donne une évaluation de la tenue de l'objectif n de la revue.

3.4 C.n+1 Evaluation des risques

Ce paragraphe donne une évaluation des risques identifiés par le groupe de revue sur le projet.

4. Enoncé des recommandations et actions majeures

Les recommandations seront présentées sous la forme de fiches (voir FM-10)

5. Conclusion

Ce chapitre précise la position du groupe de revue sur le passage à la phase de développement suivante.

6. Liste des actions prises en traitement des FEPS

Risques

RisquesDéphasage et dérive des activités
 RecommandationsANTICIPER ET PREPARER LES TACHES DE DEVELOPPEMENT ET DE QUALIFICATION
Plan de Développement
IDENTIFIER ET GERER LES RISQUES LIES AU DEVELOPPEMENT
Fiche de risque produit

 

Formulaires

Activités / documentation