16 Janvier 2012

Bilan de fin de projet - M-14

Recueillir les informations pour capitaliser le savoir-faire

1. Introduction

Ce document constitue un guide pour l'établissement des bilans de projet. Son but est de standardiser la présentation des bilans au niveau des dispositions d'élaboration, du contenu, et de la forme de manière à en permettre un établissement et une exploitation plus efficaces.

2. Principes d'élaboration

Les règles suivantes sont applicables pour l'élaboration du bilan :

  • le chef de projet ou responsable d'affaire en est responsable,
  • afin de faciliter sa rédaction, le recueil des informations nécessaires au bilan doit être effectué progressivement, durant toute la durée des phases du projet, par les acteurs principaux (le responsable Assurance Produit, appuyé par le chef de projet, devant, dans ce sens, avoir un rôle "d'aiguillon"),
  • les informations nécessaires de la part des industriels pour établir ce bilan sont à préciser dans les clauses contractuelles.

 

3. Domaine d'application

Ce document est applicable à tous les projets.

Son application doit être adaptée en fonction :

  • de l'intérêt et de l'utilité des enseignements acquis,
  • des spécificités propres à chaque affaire ou projet (taille, nouveautés technologiques, organisation particulière, etc...)

 

Ce bilan de projet est à finaliser en fin de développement, la phase d'exploitation étant relayée par un processus de Retour d'expérience (cf. DR), et les Revues d'Exploitation Projet.

Pour un projet qui n'a pas été conduit au-delà de sa phase A ou B, la réalisation d'un bilan est également recommandée.

4. Documents de référence

DR : RNC-CNES-M-HB-10-503 Guide pour l'établissement du bilan de fin d'affaire ou de projet

5. Contenu du bilan de fin d'affaire ou de projet

5.1. Niveau d'information

De manière générale, le bilan ne doit contenir que les informations utiles pour répondre aux objectifs décrits ci-dessous.

Les éléments purement descriptifs ou historiques ne doivent apparaître que dans la mesure où ils sont indispensables pour comprendre les points précédents, et réduits au strict nécessaire.

Le bilan de fin d'affaire ou de projet participe à la collecte et à la mise à disposition du retour d'expérience et permet :

1. d'évaluer le projet d'un point de vue contractuel, technique, financier et programmatique afin de :

  • apprécier le contexte général et son évolution
    • organisation
    • choix ou décisions principales et argumentation associée
  • connaître les faits majeurs qui ont influencé l'avancement,
  • apprécier dans quelle mesure les objectifs ont été atteints
    • performances techniques
    • Coûts et délais
  • comprendre les principales raisons des écarts (positifs ou négatifs) par rapport aux objectifs
  • évaluer l'adéquation des moyens mis en ouvre

 

2. de capitaliser le savoir faire afin de :

  • dégager les enseignements utiles pour les projets futurs (techniques, management, organisation) et d'identifier les méthodes, techniques et outils qui ont démontré leur efficacité,
  • mémoriser les enseignements issus des bilans pour le retour d'expérience (cf. DR)

 

5.2. Sommaire type

Introduction - Caractéristiques générales et rappels des principaux objectifs

Présentation générale du projet

Organisation contractuelle et structure industrielle

Principaux objectifs initiaux : techniques, calendaires, programmatiques.

Bilan synthétique des innovations technologiques et des choix effectués

Choix architecturaux ou technologiques remarquables et raisons associées

Nouvelles technologies utilisées.

Portefeuille de risques : principaux risques acceptés au départ.

Principales difficultés et anomalies rencontrées

Pour chaque phase, et pour chaque thème (technique, financier, calendaire, organisation, programmatique), elles sont à présenter sous forme de tableau pour chaque thème identifié.

Difficulté ou anomalieSolution apportée, impact technique/calendaire/financierRetour d'expérience [renvoi éventuel
à l'annexe rassemblant les fiches REX]
    

 

Conclusion sous forme de synthèse par rapport au portefeuille de risques de départ et aux conclusions des revues d'entrée de phase.

Points forts et pratiques remarquables

Il s'agit ici de faire ressortir ce qui a bien marché et qui mérite d'être érigé en exemple ou en guide pour les futures affaires.

Point remarquableRaisonRetour d'expérience [renvoi éventuel
à l'annexe rassemblant les fiches REX]
    

 

Ecarts (positifs ou négatifs) par rapport aux objectifs initiaux

Synthèse des événements qui ont eu un impact important sur les différents thèmes ci-dessous (par exemple : changement d'hypothèses, modifications d'exigences, limitations techniques, clauses contractuelles floues ou réserves, impacts des fournitures CNES à la Maîtrise d'ouvre, compromis performances coûts, etc...)

  • performances techniques,
  • planning,
  • organisation,
  • programmatique,
  • finances.

 

Pour chaque rubrique, forme libre qui devrait normalement renvoyer aux n° des éléments des 2 chapitres précédents, en rajoutant les éléments d'information nécessaires à la compréhension des écarts.

Aspects qualité

Cette rubrique peut être une synthèse du Bilan Qualité Projet d'où sont extraits :

  • les points remarquables de l'assurance produit,
  • l'analyse de prise en compte du présent guide (GNS) (opportunités, difficultés et raisons associées, risques pris).

 

Satisfaction du client

Retour sur fournisseurs

  • Bilan de retour d'expérience mené entre maîtres d'ouvrage et maîtres d'ouvre afin de traquer les processus mis en jeu dans la découverte des principales difficultés (croisement des points de vue) et plans d'amélioration suggérés.
  • Synthèse de l'évaluation des fournisseurs (les fiches d'évaluation fournisseurs seront données en annexe ou dans un document séparé)

 

Retour d'expérience

Annexe rassemblant les fiches de retour d'expérience collectées au fil du projet (format donné cf. DR)

Conclusion et enseignements remarquables

Rajouter en annexe la liste des personnes ayant participé au développement du projet. Cette information peut être utile en cas de recherche d'informations plusieurs mois ou années après la recette en vol.

6. Bilan de fin de projet

L'équipe projet organisera une réunion de présentation de son bilan de fin de projet, afin de parfaire la transmission de son expérience à ses homologues projets.

Activités / documentation